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Alles rund um das Onboarding

Onboarding: herzlich willkommen an Bord unseres Unternehmens!

Was ist Onboarding?

Norddeutsch könnte man das Wort wohl mit „an Bord willkommen heißen“ übersetzen. Ziel des Onboardings ist die Bereitstellung von Ressourcen, Wissen und Strukturen für neue Mitarbeitende. So soll einerseits eine schnelle Einarbeitung ermöglicht werden, gleichzeitig aber auch das Zugehörigkeitsgefühl gestärkt werden. Wer von Anfang an ernst genommen und professionell integriert wird, fühlt sich willkommen und kommt gut an.

Es ist wichtig, das Zugehörigkeitsgefühl zu stärken.

Vorteile eines Onboardings

Ein Onboarding kann auf vielen Ebenen sinnvoll sein. Offensichtlich sind die wirtschaftlichen Effekte: Wer effektiv und ausführlich eingearbeitet wird, kann seinen Aufgaben schnell gerecht werden. Außerdem können eventuell kostspielige Fehler vermieden werden. Aber auch auf persönlicher Ebene ist die Wirkung groß! Ein Willkommensgefühl zu vermitteln, steigert die Motivation und Identifikation mit dem Unternehmen enorm.

(Kein) Onboarding als Kündigungsgrund

Nach einer Studie der Haufe Gruppe erlebten 30% der befragten Unternehmen Kündigungen noch vor dem ersten Arbeitstag. Das hängt vor allem damit zusammen, dass das Onboarding nicht vorhanden war, beziehungsweise nicht an die besonderen Umstände im Zusammenhang mit Corona angepasst wurde.

Ablauf eines Onboardings

Das professionelle Onboarding fängt mit Kennenlernen an.

Die Vorbereitung

Ein „Moin Moin“ am ersten Arbeitstag ist kein Onboarding. Direkt nach Vertragsunterzeichnung sollte die Personalabteilung anfangen, sich um ihren neuen Schützling zu kümmern. Das fängt an mit der Benennung eines Ansprechpartners, am besten jemand aus dem künftigen Team. Auch eine Begrüßungsmail macht einen guten Eindruck.

Aber auch der Arbeitsplatz selbst muss vorbereitet werden: Hardware bereitstellen, Anschlüsse verlegen, Büromaterial vorbereiten. Außerdem müssen die Zugänge wie die Mail-Adresse und Intranet-Zugang beantragt werden. Wer eine 1+ in Onboarding haben möchte, richtet den Rechner auch schon ein, speichert die Passwörter und erstellt eine Lesezeichenliste.

Es ist empfohlen die wichtigsten Onboarding-Dokumente am ersten Arbeitstag zu unterschreiben.

Nicht zu vergessen sind die notwendigen Onboarding-Dokumente. Einige werden benötigt, um wichtige Informationen von einem neuen Mitarbeiter zu sammeln. Andere dienen dazu, neue Mitarbeiter ordnungsgemäß über bestimmte Verfahren zu. Die wichtigsten Onboarding-Dokumente lassen sich in verschiedene Gruppen unterteilen.

  • Dokumente für die Ersteinstellung: Arbeitsvertrag
  • Formulare für die Anspruchsberechtigung des Mitarbeiters
  • Sozialversicherungsausweis, Lohnsteuerkarte, Steuer-ID, Krankenkasse
  • Allgemeine Geschäftsdokumente

Auch wenn der Papierkram nicht sonderlich aufregend ist, ist es doch besser, diese Schritte frühzeitig zu erledigen und eine gute Grundlage für den neuen Mitarbeiter zu schaffen.

Der erste Arbeitstag

Nichts ist schlimmer, als wenn der neue Mitarbeitende ankommt und niemand etwas von ihm weiß. Jeder aus dem Team sollte informiert sein, damit ein guter erster Eindruck entsteht. Ein kleines Willkommenspaket kann die Unternehmensbindung sofort steigern. Neben wichtigen Dingen, wie Schlüssel und Unterlagen, sollten auch ein paar Aufmerksamkeiten wie ein Kugelschreiber, etwas Schokolade oder ein kleiner Blumenstrauß dazugehören. Wichtig ist auch eine Führung durch die Räumlichkeiten inklusive Vorstellung der Mitarbeitenden.

Wenn die Mitarbeitenden auf der Website präsentiert werden, sollte auch der Zuwachs einen Platz dort bekommen. So fühlt er sich als vollwertiges Mitglied.

Das erste halbe Jahr

Kenntnisse in den genutzten Softwareprogrammen und internen Prozessen können nicht über Nacht gewonnen werden. Zeit und Weiterbildung sind der Schlüssel, außerdem sollten sich neue Mitarbeitende nie alleingelassen fühlen. Regelmäßige Gespräche und die ein oder andere Teamveranstaltung sorgen dafür, dass die Einstellung zum langfristigen Erfolg wird!

Onboarding Checkliste

Hier ist eine Checkliste mit den Punkten, die Sie dabei unterstützen, den Arbeitsplatz Ihres neuen Mitarbeiters perfekt einzurichten und ihn mit dem Team und der Arbeitsweise im Unternehmen vertraut zu machen. Dabei ist es wichtig dem neuen Kollegen das Gefühl zu geben, er oder sie sei etwas Besonderes für das Unternehmen.

Ihre Onboarding Checkliste

Der Arbeitsplatz

  • Rechner angefordert und korrekt angeschlossen (inkl. Maus, Mauspad, Tastatur)
  • Rechner eingerichtet, notwendige Programme installiert und Passwörter gespeichert
  • Büromaterial (Locher, Tacker, Kugelschreiber, Notizblock, Kalender)
  • Telefon eingerichtet

Das Team

  • Kolleg:innen sind informiert
  • Jemand ist für den Neuzugang verantwortlich und als Ansprechpartner:in benannt
  • Townhall-Meeting für ersten Arbeitstag angesetzt bzw. Besuche angekündigt (z. B. ein gemeinsames Mittagessen)

Zugänge

  • Schlüssel und Zugangskarten
  • Eigene E-Mail-Adresse mit Signatur
  • Firmenkonten
  • Drucker und weitere Bürogeräte
  • Passwörter sind eingespeichert und/oder in einer Liste aufbereitet

Wertschätzende Gesten

  • Türschild
  • Platzierung auf der Website
  • Vorstellung auf Social Media/im Blog
  • Willkommenspaket: Kalender, Kugelschreiber, Visitenkarten und weitere Firmenaccessoires

Einarbeitung

  • Vorstellung des Produktportfolios
  • Erklärung von formalen Abläufen: Arbeitszeiterfassung, Urlaubsbeantragung, Überstunden usw.
  • Definition von Aufgaben und Verantwortlichkeiten
  • Einweisung in relevante Programme und Prozesse
  • Vorstellung der internen und externen Mitarbeiter, Kunden
  • Zielgespräch für die ersten 3 Monate

Es ist empfehlenswert, Veranstaltungen zu organisieren, an denen der neue Mitarbeiter teilnehmen und seine Kollegen kennen lernen kann.

Feedback

  • Gespräch über erste Eindrücke am Ende der ersten Woche
  • In den ersten Wochen vermehrt Austauschtermine mit Kolleg:innen
  • Regelmäßige Gespräche mit direktem Vorgesetzten

Wir hoffen, dass unsere Tipps Ihnen helfen das perfekte Onboarding für ihren neuen Mitarbeiter durchzuführen!

Quellen:

https://karrierebibel.de/wp-content/uploads/2017/07/Einarbeitung-neuer-Mitarbeiter-Checkliste.pdf

https://blog.recruitee.com/de/onboarding-checkliste/

https://www.kofa.de/fileadmin/Dateiliste/Publikationen/Checklisten/Onboarding.pdf

https://www.karriere.at/blog/wp-content/uploads/2020/06/Onboarding_checklist.pdf

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