Projektmanagement als neue Form der Arbeitsorganisation

Die Anforderungen an den modernen Arbeitnehmer haben sich innerhalb der letzten Jahre extrem stark verändert. In einem andauernden Prozess entfernt sich die heutige Arbeitsorganisation immer weiter vom klassischen Hierarchiegefüge, in dem Aufgaben von oben nach unten klar delegiert werden. Stattdessen werden von Arbeitnehmern immer mehr Eigenverantwortung, Flexibilität und Lösungsorientierung erwartet, wobei am Ende lediglich das Arbeitsergebnis zählt.

Diese Vorgehensweise hat für beide Seiten – Vorgesetzte wie Mitarbeiter – ihre Vorteile, denn eine selbstbestimmtere Arbeitsweise bringt für den Arbeitnehmer mehr Abwechslung, Identifikation mit der eigenen Tätigkeit und entsprechend eine erhöhte Leistungsbereitschaft mit sich. Doch oft gehen mit derartigen Arbeitsstrukturen auch unklare Anforderungen, Überforderung und Arbeitsunzufriedenheit einher.

Fest steht also, dass die hierarchische Führung sich nicht einfach ersatzlos streichen lässt, sondern durch eine neue Form der Arbeitsorganisation abgelöst werden muss. Eine mögliche Antwort hierauf bietet das moderne Projektmanagement. Dies ist vor allem durch klare Zielsetzungen und Aufgabenverteilungen innerhalb von temporär zusammengestellten Projektteams gekennzeichnet.

Viele Unternehmen haben die Vorteile der Projektarbeit bereits für sich erkannt und beginnen, nahezu jede Tätigkeit pauschal als „Projekt“ zu bezeichnen. Aber was ist ein Projekt eigentlich (nicht)? Welche Vorteile bietet die Arbeit in Projektteams? Und welche Schlüsse lassen sich für die eigene Arbeitsorganisation daraus ziehen? Wir geben einen Überblick und zeigen die grundsätzlichen Perspektiven des Projektmanagements als moderne Form der Arbeitsorganisation auf.

Alles wird zum Projekt

Wie bereits angedeutet, lässt sich eine Projektstruktur nicht einfach pauschal auf jeden Arbeitsbereich übertragen. Projekte sind vor allem durch sechs Merkmale gekennzeichnet:

• Ein klar definiertes Ziel,
• eine zeitliche Begrenzung,
• begrenzte Ressourcen,
• eine projektspezifische Organisationsform,
• Neuartigkeit und Einzigartigkeit sowie
• eine gewisse Komplexität.

Bei Betrachtung dieser Merkmale wird schnell deutlich, dass sich längst nicht jedes Vorhaben im Unternehmen als Projekt aufziehen lässt. Und doch macht es Sinn, bei jeder neuen Idee, Umstrukturierung oder notwendigen Veränderung zu hinterfragen: Lässt sich dieser Prozess in eine Projektstruktur einbetten? Ist dies möglich, lassen sich durch eine strukturierte Aufarbeitung der einzelnen Arbeitsaufgaben in Form eines Projektes viele Vorteile und Synergieeffekte schaffen.

Die Vorteile eines Projektes

Die eben aufgeführten Merkmale eines Projektes sind zum Teil auch gleichzeitig seine Vorteile: Durch ein klar definiertes Ziel und eine Begrenzung der (zeitlichen) Ressourcen schafft das Projekt klare Anforderungen und Maßstäbe. Durch einzelne Arbeitspakete, die den Projektbeteiligten zugeordnet werden, und unterschiedliche Rollen, vom Lenkungsausschuss über den Projektmanager bis zum Projektmitarbeiter, sind die Aufgaben eines jeden einzelnen klar geregelt. Dies muss nicht bedeuten, dass es zu starren Hierarchien kommt, sondern vielmehr, dass Zuständigkeiten und Ansprechpartner für alle Beteiligten transparent sind. Die wichtigsten Vorteile, die sich aus diesen klaren Rahmenbedingungen ergeben, sind vor allem eine erhöhte Motivation und Zielgerichtetheit innerhalb des gesamten Projektteams – Faktoren, die oft über Erfolg oder Misserfolg unternehmerischer Prozesse entscheiden. Jeder, der einmal ein erfolgreiches Projekt abgewickelt hat oder daran beteiligt war, weiß, wie Projekte Menschen zusammenschweißen können. Neben der Erhöhung des „harten“ Erfolges durch klare Zielvorgaben sind es also besonders auch die „weichen“ Elemente, die Projektteams so erfolgreich machen.

Dies ist auch der Grund, warum Projekte, die früher ausschließlich in Branchen wie Bauwesen, Informationstechnik oder Maschinenbau durchgeführt wurden, in immer mehr Bereichen Anwendung finden und auch von Banken, in der Verwaltung und in vielen anderen Branchen durchgeführt werden.

Fazit für die eigene Arbeitsorganisation

Es gilt festzuhalten: Für den Arbeitsalltag ist eine komplexe Projektstruktur schlichtweg nicht geeignet. Wer täglich die gleichen oder ähnliche Arbeitsabläufe ausführt, der benötigt kein Projekt, um seine Arbeit im Detail zu strukturieren. Trotzdem lassen sich einzelne Projektelemente übernehmen, um einen besser strukturierten, klareren und erfolgreicheren Arbeitsalltag zu schaffen. Hierzu zählen folgende Elemente:

• Setzen Sie sich klare und SMARTE Ziele, die Sie in Ihrem Job erreichen möchten. Das Akronym SMART steht in diesem Zusammenhang für Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch und Terminiert. Unabhängig von der Branche, in der Sie tätig sind, lassen sich für nahezu jeden Bereich smarte Ziele setzen, die in den meisten Fällen eine motivierende Wirkung besitzen. Ein smartes Ziel wäre beispielsweise:„Innerhalb der nächsten zwei Wochen (terminiert) gewinne ich mindestens 10 neue Bewerber (messbar) für unsere Vakanz als Marketing Manager (spezifisch, attraktiv, realistisch).“

• Fragen Sie regelmäßig den Status Quo ab und behalten Sie Ihr gesetztes Ziel vor Augen. Sollte sich abzeichnen, dass das Ziel nicht erreicht wird, ändern Sie Ihre Strategie. Am besten sollten Sie sich bereits im Vorfeld überlegen, wie Sie mit möglicherweise eintretenden Risiken umgehen können. Eine gute Planung ist dabei bereits die halbe Miete. In unserem Beispiel könnte dies zum Beispiel bedeuten:„Wenn ich nach einer Woche weniger als 4 Bewerber gewonnen habe, gebe ich Summe X für eine Schaltung auf einem neuen Stellenportal aus / setze ich mich mit meinen Kollegen aus einer anderen Stadt zusammen / …“

• Für Führungskräfte gilt: Setzen Sie auch für Ihr Team eindeutige Ziele und kommunizieren Sie diese transparent an Ihre Mitarbeiter. Achten Sie außerdem auf die Zusammensetzung Ihres Teams! In der richtigen fachlichen und persönlichen Konstellation sind deutlich bessere Arbeitsergebnisse und ein produktiveres Arbeiten möglich. Dabei geht es natürlich nicht in erster Linie darum, wer sich besonders sympathisch ist, sondern vor allem, wessen Fähigkeiten und Qualifikationen sich besonders gut ergänzen. Im Zweifel fragen Sie ruhig innerhalb Ihres Teams nach. Denn auch für Ihre Mitarbeiter gilt: Je selbstbestimmter sie arbeiten dürfen, desto mehr Engagement können sie an den Tag legen – zumindest, wenn eine gewisse Rahmenstruktur vorhanden ist.

Auch wer nicht in Projektstrukturen arbeitet, kann sich also Methoden aus dem Projektmanagement aneignen, um seinen Arbeitsalltag effektiver und erfolgreicher zu gestalten. Denn in Zeiten, in denen hierarchische Arbeitsanweisungen an Bedeutung verlieren, gewinnt die selbstständige Arbeitsorganisation immer mehr an Relevanz. Orientiert man sich an den Grundideen des Projektmanagements, wird die Notwendigkeit, den Arbeitsalltag selbst zu strukturieren, zum Gewinn für beide Seiten.

Im Zuge der genannten Entwicklungen steigt die Nachfrage nach  qualifizierten Projektmanagern in Unternehmen zurzeit stark an.

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